Verificarea clienților vechi și cererile privind datele
Pe scurt
Clienții fără nicio vizită și nicio programare în perioada ta de păstrare a datelor (doi ani, dacă nu o schimbi) apar într-o listă de verificat, iar proprietarul primește lunar un memento. Nu se șterge nimic automat. Când un client întreabă Scisso despre datele lui, cererea ajunge la fiecare salon care le are, iar proprietarul răspunde din Setări.
Legea spune că nu ar trebui să păstrezi datele clienților mai mult decât ai nevoie de ele. Scisso te ajută în două feluri: cu o listă a clienților pe care nu i-ai mai văzut de mult și cu un loc în care răspunzi când un client întreabă despre datele lui. În ambele cazuri decizia e a ta. Nimic nu se șterge de la sine.
Verificarea pentru păstrarea datelor
Un client ajunge pe lista de verificat când nu a avut nicio vizită și nicio programare în perioada ta de păstrare. Cine are o programare viitoare nu apare niciodată pe listă, oricât de veche ar fi ultima lui vizită.
Valorile sunt ale unui salon de exemplu.
Clienții care nu au avut nicio vizită și nicio programare în acest interval apar în Clienți, ca să îi verifici, iar lunar primești un memento. Nu se șterge nimic automat.
Perioada este de doi ani dacă nu o schimbi și poate fi între 30 de zile și 10 ani. Ca să vezi lista, deschide Clienți, apoi filtrul Ultima vizită, și alege De verificat (păstrarea datelor). Proprietarul primește și un memento, în aplicație și pe email, cel mult o dată la 30 de zile și doar cât timp e cineva pe listă. Mementoul spune doar câți clienți sunt, fără nume.
Pentru fiecare client de pe listă alegi una din două variante:
- PăstreazăClientul iese de pe listă, iar perioada lui începe din nou de azi. Revine doar dacă mai trece o perioadă întreagă fără vizită sau programare.
- ȘtergeNumele, numerele de telefon, adresele de email, datele de naștere și notițele se șterg definitiv, iar numerele sunt trecute pe lista de dezabonare. Istoricul programărilor rămâne, fără datele lor.
Proprietarul și recepționerii pot folosi Păstrează. Doar proprietarul poate șterge din listă, fie câțiva clienți selectați, fie pe toți cei listați deodată. Când ștergi toți clienții listați sau cel puțin zece clienți, confirmarea se face scriind numărul lor. Cine face o programare în timp ce ștergi este omis, nu șters. Un recepționer poate șterge în continuare câte un client din fișa acestuia, așa cum scrie în Datele clienților, ștergerea și dezabonarea.
Când un client întreabă despre datele lui
Clienții nu trebuie să te caute ca să-și exercite drepturile. Pot face cererea la Scisso, pe pagina publică pentru cereri privind datele: să-și vadă datele, să primească o copie, să le corecteze, să le șteargă sau să limiteze ori să se opună felului în care sunt folosite. Își confirmă numărul de telefon sau adresa de email cu un cod de unică folosință, iar cererea ajunge la fiecare salon care are o fișă de client cu acel număr sau acel email.
Clientului nu i se spune numele niciunui salon, iar saloanele nu află unele de altele. Dacă clientul precizează la ce firmă se referă, informația ajunge doar la Scisso.
- Ziua 1Sosește cerereaProprietarii primesc o notificare în aplicație, push și pe email
- Cu circa 9 zile înainteMementoDacă cererea e încă deschisă
- O lunăTermenulSocotit din ziua în care Scisso a primit cererea
- După termenClientul poate afla numele salonuluiDacă nu ai răspuns și fișa lui la tine este recentă
Cererea apare în Setări, la Cereri de date, cu termenul și un link către fișa clientului. De acolo exporți sau ștergi datele, apoi îi răspunzi clientului.
Unde găsești setarea
După ce i-ai răspuns, proprietarul alege Marchează ca soluționată și selectează ce s-a făcut, de exemplu date trimise clientului sau date șterse. Pasul nu se poate anula. Pentru o cerere complexă, proprietarul poate folosi o singură dată Prelungește termenul, înainte să expire, cu una sau două luni. Motivul scris de tine îi este trimis clientului exact așa, fără numele salonului.
Recepționerii văd cererile, dar numai proprietarul le răspunde. Răspunsul, exportul și ștergerea funcționează și dacă abonamentul a expirat, pentru că termenul legal nu se oprește.
Vezi și
Vezi cum arată pentru afacerea ta
Începe perioada de probă gratuită și configurează totul ca în acest ghid.
Începe gratuit